Cuando alguien me dice que quiere «digitalizar su empresa», mi primera pregunta casi nunca tiene que ver con programas. Le pregunto quién va a usarlos. Porque puedes comprar la mejor herramienta del mercado, pagar la licencia anual y dejarla instalada, y a los tres meses descubrir que la usa una sola persona, la que ya era buena con los ordenadores, mientras el resto sigue con su libreta y su hoja de cálculo de siempre.
Lo he visto muchas veces desde que mi trabajo consiste en enseñar a empresas y personas emprendedoras a moverse en el mundo digital, y las estadísticas europeas lo confirman con números que conviene mirar de frente. Te los cuento en este artículo, y te explico por qué, a mi juicio, la transformación digital de una pyme empieza por el equipo y no por el software.
El dato que casi nadie mira: el 60 % y la meta del 80 %
Según Eurostat, la oficina estadística de la Unión Europea, en 2025 el 60 % de la población de la UE de entre 16 y 74 años tenía al menos competencias digitales básicas. Eso significa que cuatro de cada diez personas europeas no llega a ese nivel mínimo, que incluye cosas tan cotidianas como buscar información con criterio, comunicarse por medios digitales, proteger sus datos o resolver un problema sencillo con una aplicación.
La Unión Europea se ha marcado como objetivo para 2030 que al menos el 80 % de la población alcance ese nivel básico. La distancia hasta la meta es de veinte puntos porcentuales, y no se cubre comprando más ordenadores. Se cubre enseñando, y eso pasa necesariamente por las empresas, que son donde muchas personas adultas pasan la mayor parte de su jornada.
Los datos por edad y por formación son los que más me interesan. En el tramo joven, de 16 a 24 años, un 74,6 % tiene competencias digitales al menos básicas. Entre las personas de 65 a 74 años, en cambio, solo las tiene un 33 %. Y según el nivel de estudios, la cifra llega al 82 % en quienes tienen formación alta y se queda en el 38 % en quienes tienen estudios bajos o ninguno. Traducido a tu negocio: en tu plantilla conviven casi seguro personas con muy distintos puntos de partida, y un plan de digitalización que ignore esas diferencias deja a una parte del equipo fuera.
Hay otra cifra que dibuja el mismo cuadro por el lado de la oferta. Según el informe de la Comisión Europea sobre la Década Digital 2026, Europa cuenta con unos 10,5 millones de especialistas en tecnologías de la información y la comunicación en 2025, y sin medidas urgentes corre el riesgo de no alcanzar el objetivo de 20 millones en 2030. Faltan muchas personas expertas, pero falta aún más gente corriente con un manejo digital suficiente para aprovechar lo que esas personas construyen.
Lo que aprendí en la Universidad de Salamanca sin darme cuenta
Empecé mi vida profesional como reportera de televisión, en un mundo analógico donde editar un vídeo era un trabajo casi artesano. En 1993 empecé a dar clase de Comunicación Audiovisual en la Universidad de Salamanca y estuve allí una década, justo en los años en que todo pasó del analógico al digital y en que nació la web que hoy damos por sentada, aquella primera web 2.0 en la que de pronto cualquiera podía publicar.
Lo que más recuerdo de esa época no son las máquinas. Recuerdo las caras. Cada vez que cambiaba una herramienta, el nerviosismo no aparecía en el aparato, aparecía en las personas. Quien llevaba años dominando un procedimiento sentía que sus años de experiencia perdían valor de un día para otro, y quien llegaba nuevo se lanzaba a probar sin miedo pero sin criterio. Los cambios que salieron bien fueron los que acompañaron a ambos perfiles, no los que compraron el equipo más caro.
Esa lección me acompaña desde entonces. Pasé de la docencia universitaria a formar a empresas y a personas emprendedoras, y me he seguido formando hasta centrarme hoy en la transformación digital y la inteligencia artificial. He mentorizado a decenas de empresas explicándoles herramientas digitales, y la conclusión de fondo apenas ha cambiado desde Salamanca: la tecnología es la parte sencilla del cambio y las personas son la parte que decide si funciona.
Por qué comprar tecnología sin formar al equipo sale caro
Una herramienta que nadie sabe usar tiene un coste doble. Pagas la licencia, que se ve en la factura, y pagas el tiempo que la plantilla sigue haciendo las tareas a mano, que no se ve en ninguna parte. Esa segunda parte es la que suele arruinar el argumento de que «la digitalización no compensa». No compensa cuando se implanta sin acompañamiento, y eso es otra cosa.
Hay además un riesgo que las cifras de Eurostat ponen sobre la mesa. Si un tercio de las personas de más de 65 años y menos de cuatro de cada diez con estudios bajos tienen competencias básicas, una parte relevante de la clientela, y de las plantillas veteranas, no va a seguirte a la primera. Una pyme que digitaliza su atención al público sin pensar en esas personas puede ganar eficiencia y perder clientela sin enterarse. Lo mismo pasa dentro: quien lleva veinte años llevando la contabilidad en papel sabe cosas que ningún programa sabe, y perderlo por un mal cambio es un desperdicio.
Por eso desconfío de las transformaciones que se cuentan solo en números de licencias o de aplicaciones instaladas. La pregunta que yo hago es otra: cuántas personas de la empresa saben resolver hoy, sin ayuda, la tarea que la herramienta prometió simplificar. Si la respuesta es una, tienes un proyecto de software y no una transformación.
Cómo se ve una transformación que funciona en una pyme
Empieza por elegir un problema pequeño y medible. No «digitalizar la empresa», sino algo como reducir a la mitad el tiempo que lleva preparar los presupuestos, o que todo el equipo consulte el mismo calendario de pedidos en lugar de tres versiones distintas. Un problema concreto permite saber si el cambio ha funcionado y evita esa sensación de proyecto eterno que agota a todo el mundo.
Sigue con una persona referente por cada equipo. No hace falta que sea la más técnica. Funciona mejor la que tiene paciencia, la que se hace preguntas y la que explica sin que se note que explica. Dale unas horas a la semana para probar la herramienta antes que nadie y para enseñarla al resto. En mis mentorías he comprobado que esa figura, sencilla y casi invisible, marca la diferencia entre una herramienta que se adopta y una que se abandona.
Después viene la formación, y aquí conviene un cambio de mentalidad. Olvida los cursos de ocho horas seguidas. Funcionan mejor las sesiones cortas, con casos reales de tu propio negocio y con tiempo para practicar en la misma semana. Si puedes, graba un breve vídeo con los pasos clave, porque la memoria falla y una guía visual ahorra muchas preguntas repetidas. La grabación y la edición de vídeo son cosas que me apasionan desde siempre, y es sorprendente lo útil que resulta para formar a un equipo.
Por último, mide y celebra. Anota cuánto tardabas antes en esa tarea, anota cuánto tardas ahora y compártelo con el equipo. Ver un resultado propio, aunque sea pequeño, hace que la siguiente herramienta se reciba con curiosidad y no con recelo.
El miedo a la tecnología es normal y se va con la práctica
Yo no soy informática. Los cálculos nunca han sido lo mío y, superados los sesenta, sigo aprendiendo cosas nuevas cada semana. Lo cuento en mis formaciones porque ayuda a quitar el miedo: si alguien nacida en un mundo analógico y sin vocación de programadora puede reinventarse una y otra vez, cualquier persona con ganas y con un poco de acompañamiento puede hacerlo. La reinvención constante es una costumbre que se entrena, no un don.
Un buen ejemplo es la inteligencia artificial, que hoy asusta a muchas personas por miedo a quedarse sin trabajo o a no estar a la altura. Sobre eso escribí hace unos meses en La IA no viene a reemplazarte, viene a amplificar lo que ya eres, y sigo pensando lo mismo. Y si te interesa cómo llevo escribiendo sobre esta idea desde hace años, te dejo mi viejo artículo Menos TIC y más Tú, que en 2016 ya defendía que lo importante es la persona y no el aparato.
Cuando doy formación a equipos, el momento que más disfruto es cuando alguien que llegaba diciendo «esto no es para mí» consigue por primera vez que la herramienta le haga un trabajo. Se le cambia la cara. Esa persona ya no vuelve atrás, y suele acabar siendo la que ayuda a las demás.
Qué puedes hacer esta semana
Haz un ejercicio de diez minutos con tu equipo. Pide a cada persona que escriba en un papel, sin nombre, una tarea digital que le cuesta y otra que domina. Con las respuestas tendrás un mapa real de competencias que ninguna encuesta externa te va a dar, y verás enseguida quién puede enseñar qué a quién.
Después elige una sola herramienta que ya pagas y no aprovechas, ya sea el correo, el calendario compartido, la facturación o el almacenamiento en la nube, y dedica dos semanas a que todo el equipo la use bien. Antes de contratar nada nuevo, saca partido de lo que ya tienes. Es lo más barato y lo que más rendimiento da.
Y revisa cómo lo estás comunicando. Si tu plantilla siente que la digitalización llega para vigilarla o para sustituirla, va a resistirse, y con motivo. Explica para qué sirve, qué tareas les quita y qué tiempo les devuelve. Ese tiempo devuelto, usado en atender mejor a la clientela o en aprender algo nuevo, es donde se ve el beneficio real.
Las cifras europeas hablan de un camino largo hasta el 80 %, y cada pyme que forma a su equipo acorta un poco esa distancia. Cuéntame en los comentarios cuál es la herramienta que tu equipo no termina de aprovechar y buscamos juntas la manera de que se convierta en un hábito.
Deja un comentario